DMS im technischen Handel: Office Manager DMS erleichtert tägliche Arbeit bei der EVB Handels GmbH

[Softwarebüro Krekeler - 18.07.2013] DMS im technischen Handel: Office Manager DMS erleichtert tägliche Arbeit bei der EVB Handels GmbH

Von technischen Schläuchen, Schlaucharmaturen und Schneidringverschraubungen über Adapter, Kupplungen und Fittings bis hin zu Flanschen, Kompensatoren und Rohren: Die EVB Handels GmbH ist seit 1993 der Spezialist für Schlauchleitungen und Rohrzubehör. Das Unternehmen mit Sitz in Bremen ist damit eine zentrale Anlaufstelle für zahlreiche Kunden aus der Industrie, dem Schiff-, Maschinen- und Anlagenbau und vielen weiteren Bereichen. Um bei den vielen Kundenanfragen, Aufträgen und Bestellungen den Überblick über wichtige Belege, Zeichnungen, Handbücher und technische Datenblätter zu behalten, begann die EVB Handels GmbH 2011 mit der digitalen Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen.
Hierzu greifen die Bremer Spezialisten auf den Office Manager Enterprise zurück. Mit der modernen DMS-Lösung scannten, verschlagworteten und indexierten sie zunächst ihre komplette Aktenablage. Als Scanner kam und kommt für die Dokumentendigitalisierung der Fujitsu fi-6130 zum Einsatz. Der Farbduplex-Scanner, der dank entsprechender Schnittstellen reibungslos mit dem Office Manager kommuniziert, ist für typische Tagesvolumina zwischen 800 und 4.000 A4-Dokumenten konzipiert. Mit einer Verarbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 40 Seiten pro Minute sind Unterlagen schnell elektronisch erfasst. Ein in der DMS-Lösung hinterlegtes, auf die Bedürfnisse der EVB Handels GmbH zugeschnittenes Scanprofil macht dabei die automatisierte Belegerkennung möglich. In Kombination mit der integrierten OCR-Texterkennung werden Auftragsnummern automatisch von den gescannten Papieren gelesen und mit dem jeweiligen Dokument verknüpft im elektronischen Archiv abgelegt.
'Die Texterkennung erfolgt dabei zentral, da die OCR-Lösung OmniPage wie der Office Manager selbst auf dem Unternehmensserver installiert ist. Eine Installation auf den PCs der Mitarbeiter entfällt', erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Neben der auftragsbezogenen Archivierung wird der Office Manager von der EVB Handels GmbH mittlerweile auch für die Dokumentenverwaltung genutzt. 'Der Office Manager erleichtert so die tägliche Arbeit. Insbesondere bei Kundenanfragen und Rückfragen können wir schnell Auskunft geben und auf erforderliche Belege sowie Kundenzeichnungen zugreifen', zeigt sich Marc-Alexander Böwe, Verkaufsleiter bei der EVB Handels GmbH, mit der DMS-Lösung zufrieden.
Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.evb-handel.de
Über das Softwarebüro Krekeler
Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware 'Office Manager" vorgestellt.
Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.
Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige 'Office Manager', ist inzwischen auch als leistungsfähige Version 'Office Manager Enterprise' für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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