Knappes Zeitfenster für Medienvertreter und Redakteure

PR kann generell sehr viel Einfluss auf das Image eines Unternehmens oder einer Organisation nehmen. Um darin erfolgreich aktiv sein zu können, lohnt sich der Kontakt zu Journalisten und Redaktionen. Jedoch hat alles meist seine ganz eigenen Regeln und das betrifft auch der Umgang mit Journalisten und Redakteuren. Um zu wissen, wie man eben mit solchen Personen auf einen Nenner kommt, sollte man bedenken, dass diese einen sehr stressigen Job haben, der meist geprägt ist von hunderten von Nachrichten die tagtäglich eintreffen und von denen ein großer Teil meist eher unnütz ist. Auch sollte man vielleicht erst einmal darüber nachdenken, wie der Alltag von Journalisten und Redakteuren eigentlich aussieht.

Der Arbeitsbeginn ist bei Journalisten und Redakteuren meist gegen 10.00 Uhr, da die Produktion von Zeitungen meist bis spät in die Nacht hinein läuft und der Tag beginnt dann in den meisten Fällen mit Konferenzen und Besprechungen. Wobei es hier meist um aktuelle Themen die Zeitung für den nächsten Tag betreffend geht und man festlegt, in welchem Rahmen publiziert werden soll und wer für welchen Teil, welche Verantwortung trägt, usw. Termine werden besprochen, Pressekonferenzen, usw. Der Vormittag ist damit schon beinahe damit gefüllt, dass wichtige Dinge erst einmal zur Sprache kommen und das Wichtigste abgeklärt und geregelt ist. Die wirklich schwierige und arbeitsreiche Zeit des Redakteurs und Journalistenjobs beginnt dann meist gegen frühen Nachtmittag. Denn es gibt ein gewisses Arbeitspensum zu leisten, das natürlich einen ebenso knapp bemessenen Zeitrahmen hat.

In dieser Zeit erfolgt dann meist auch die Sichtung der eingegangenen Pressemeldungen und Informationen. Wobei hier nach harten und bereits mehrfach erwähnten Kriterien sortiert, bewertet und bearbeitet oder auch verworfen wird, wenn die Information keinen geeigneten Artikel hergibt.

Gegen Nachmittag geht es dann letztendlich an die eigentliche Verarbeitung der Informationen, Daten und Bilder, die sozusagen für die Ausgabe des folgenden Tages angenommen wurden. Aus den gesammelten Pressemeldungen und Fotos werden Artikel zusammengestellt, teilweise nachrecherchiert und passend gelayoutet. Dieses Vorgang, bis zum fertigen Layout der Zeitung und der darauffolgenden Produktion dauert meist bis spät in die Nacht und lässt den Redakteuren und Journalisten meist nicht viel Zeit für Dinge, sich mit unnützen Kleinigkeiten auseinanderzusetzen. Und gerade aus diesem Grund ist es so wichtig, dass man sich an gewisse „Spielregeln“ hält, wenn man eine Pressemeldung herausgibt. Denn Journalisten und auch Redakteure müssen sehr schnelle Entscheidungen treffen, wenn es darum geht, ob eine Meldung Sinn macht oder nicht.

Ob eine Pressemeldung verwendet wird, entscheidet sich daher meist schon innerhalb von Sekunden und kann schon vom Titel oder der Überschrift der Pressemitteilung abhängig sein. Denn wenn diese nicht genug Informationen beinhalten oder sinnlos wirken, werden sie meist ungelesen aus dem Postfach gelöscht. Zusätzliches Material, wie zum Beispiel Fotos, sollte ebenfalls direkt vorliegen. Das kann als Datei sein, wenn es nicht anders möglich ist. Sicherer und wesentlich weniger umständlich für den Empfänger ist jedoch das Versenden von URLs, wo man die Fotos sichten oder gegebenenfalls auch herunterladen kann. Das ist meist effektiver und spart an großem Datenvolumen. Zusätzlich kann der Journalist oder der Redakteur sich überlegen, ob die Bilder Sinn machen oder eher nicht. Darüber hinaus sollte man den Sinn der Fotos natürlich für sich selbst erst einmal abgeklärt haben. Ist man sich nicht sicher, ob die in Betracht gezogenen Bilder tatsächlich dem Inhalt entsprechen, ist es sicherer sie einfach wegzulassen. Denn man sollte schon hinter der eigenen Pressemitteilung stehen und Unsicherheiten sind hier vollkommen fehl am Platz. Man muss sich generell über alles vollkommen sicher sein und in allen Dingen ebenso sicher auftreten können.

Dies gilt vor allem auch dann, wenn man es geschafft hat, dass Interesse eines Journalisten zu wecken und dieser sich dann meldet, um eventuell noch Details zu klären oder auch Rückfragen beantwortet zu bekommen, sollte man vor allem in jedem Fall erreichbar sein. Denn aus Interesse wird ganz schnell ein Vergessen oder Desinteresse, wenn der Ansprechpartner nicht gleich zu erreichen ist. Wichtig ist darüber hinaus, dass man sich auch immer sicher ist, was man sagen möchte. Das eigene Auftreten sollte auch am Telefon souverän sein und man sollte alle möglichen Fragen ohne Unsicherheiten beantworten können. Auch Nebensächlichkeiten, oder die Details die man selbst als solche empfindet, können wichtig sein und sollten natürlich ebenso ausführlich beantwortet werden können, wie der Teil der Pressemitteilung, die man selbst als am relevantesten sieht. Vorbereitung ist alles und das gilt sowie für die Zeit nach der Kontaktaufnahme mit Redakteuren und Journalisten und noch viel mehr, wenn man vorhat eine Pressekonferenz zu geben. Bei einer Pressekonferenz sollte man definitiv auf alles vorbereitet sein, Fragen souverän beantworten und unerwünschte Fragen ebenso souverän umgehen können. Doch das ist im Grunde eigentlich klar.

Bei Zeitschriften ist es auch noch wichtig, dass man sich diese genau ansieht. Sich sicher darüber ist wann und wie oft diese erscheint und wer für was Ansprechpartner ist. Selbst genau informiert zu sein, bringt immer eine Menge Vorteile. Vor allem in der PR-Arbeit. Es ist wissenswert, welche Themenbereiche in dem entsprechenden Medium häufiger auftauchen. Denn dann kann man davon ausgehen, dass sie für dieses Medium besondere Relevanz haben. Und letztendlich sollten die Mitteilungen auch kurz, knapp und direkt auf den Punkt gebracht verfasst werden, um das Lesen zu erleichtern und vor allem so wenig offene Fragen wie möglich aufzuwerfen. Bei einer Pressemitteilung geht es nicht um eine Geschichte, bei der ein Spannungsbogen aufgebaut werden sollte und wo die Lösung, bzw. der wichtige Teil erst am Schluss präsentiert wird. Im Gegenteil. Die Kernaussage bitte gleich an den Anfang, so dass der Journalist oder Redakteur weiß worum es eigentlich geht und ob das Thema derzeit gewünscht ist. Details und Nebeninformationen immer erst später und am Schluss die Quellenangaben. Denn Pressemeldungen werden von unten nach oben gekürzt und man möchte natürlich, dass der wichtige Teil der Meldung erhalten bleibt.

Auch sehr wichtig im Umgang mit Journalisten und Redakteuren ist, dass man ihnen nicht hinterher telefoniert. Wenn ein Journalist noch Fragen zu einer Mitteilung hat, wird er sich melden. Alles andere wird als Zeitverschwendung und Zeitdiebstahl betrachtet und löst meist recht großen Unmut aus.

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