Canon untersucht die Beziehung zwischen IT-Einkäufern und Büroanwendern

[Canon - 28.08.2013] Canon untersucht die Beziehung zwischen IT-Einkäufern und Büroanwendern

Canon hat festgestellt, dass IT-Einkaufsentscheidungen oft von mangelnder Kommunikation und einem fehlenden Verständnis für die Anforderungen der Endanwender geprägt sind. Diese Defizite wurden im Rahmen einer neuen europaweiten Studie zu den Trends in der Bürotechnologie herausgearbeitet. Der Nutzen, den Unternehmen eigentlich aus langfristigen IT-Investitionen ziehen könnten, wird dadurch beschränkt.
Die unabhängige Studie wurde im Auftrag von Canon Europe durchgeführt und basiert auf einer Befragung von 1.671 Endanwendern und Entscheidern sowie 60 Tiefeninterviews; davon 120 Endanwender in Deutschland und zwölf Tiefeninterviews. Sie zielt darauf, Einkäufer von Bürotechnologie und Meinungsbildner dabei zu unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Untersuchung ergab, dass trotz der Bemühungen, den Papierverbrauch in den Unternehmen zu verringern, gedruckte und elektronische Dokumente für unser Arbeitsleben immer noch von zentraler Bedeutung sind. Jedoch verändert sich die Art und Weise, in der die Mitarbeiter Dokumente erstellen und verwalten wollen, da die Arbeitsbedingungen flexibler werden. Dafür sorgen vor allem Faktoren wie die mobile Anbindung und der Einfluss der Consumer-Technologien auf die Unternehmens-IT.
Der Studie zufolge tun sich die Unternehmen in Europa schwer, die Technologien bereitzustellen, die ein Arbeiten von unterwegs aus ermöglichen. Eine deutliche Minderheit stattet Mitarbeiter mit Smartphones oder Tablet-PCs aus, obwohl diejenigen, die sie bereits nutzen, davon überzeugt sind, dass sie zur Erledigung ihrer Aufgaben von entscheidender Bedeutung sind. Auch erklärte die Mehrheit der Befragten, dass sie Rat und Unterstützung von den IT-Abteilungen benötigen, um ihre Produktivität bei der Arbeit innerhalb oder außerhalb des Büros optimieren zu können. Nur ein Viertel glaubt, dass sie die volle Funktionalität ihrer Büroausrüstung verstehen, was bedeutet, dass deren Nutzen nicht effektiv kommuniziert wird. Die Studie ergab ebenfalls, dass sich die Mitarbeiter sich ausgeschlossen fühlen, anstatt einbezogen zu werden, wenn es darum geht, die Technologie auszuwählen, die für das Unternehmen angeschafft wird.
"Die Technologie entwickelt sich ständig fort, um die Anforderungen der Anwender zu erfüllen. In modernen Büros geschieht dies schneller als je zuvor, denn der Wandel wird durch neue Arbeitsmethoden beschleunigt. Die Stichworte lauten hier beispielsweise mobiles Drucken und Bring-Your-Own-Device", erklärt Christoph Losemann, Produktmanager bei Canon Deutschland. "Damit die Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten bzw. steigern können, ist es wichtig, dass deren Bedürfnisse berücksichtigt werden. Bei der Wahl der richtigen IT-Ausstattung kommt es darauf an, die Entscheidungsträger für die Anforderungen der Nutzer zu sensibilisieren. Der nächste Schritt besteht dann in der Schulung der Endanwender, um sicherzustellen, dass der Leistungsumfang des Equipments voll genutzt wird".
Die Aufrechterhaltung der Sicherheit bei der Dokumentverarbeitung ist ebenfalls gerade in Deutschland ein Thema, das verdeutlicht, wie sich die Erwartungen der Endanwender von dem unterscheiden, was IT-Abteilungen bereitstellen. Mehr als zwei Drittel der befragten Büroangestellten arbeiten mit vertraulichen oder sensiblen Dokumenten. Sie lassen es jedoch zu, dass diese Dokumente auf offen zugänglichen Systemen ausgedruckt werden. Die Anwender setzen voraus, dass ihr Unternehmen die Dokumentensicherheit effektiv im Griff hat. Gleichzeitig erklärten jedoch weniger als fünf Prozent der Entscheider, dass die Sicherheit ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl von Hardware zum Drucken, Kopieren oder Scannen bildet.
"Es ist deutlich zu erkennen, dass mangelnde Kommunikation zwischen Entscheidern und Anwendern der Produktivität am Arbeitsplatz schadet", fährt Losemann fort. "Um dieses Defizit zu beseitigen und sicherzustellen, dass der Mehrwert von IT-Investitionen genutzt wird, müssen Anwender mehr Einfluss auf den Einkaufsprozess nehmen können. Die Einkäufer können zuvor ungenutztes Potenzial nutzen und einen Schritt voraus sein, wenn sie im Dialog bereits frühzeitig ein besseres Verständnis von den Wünschen und Bedürfnissen ihrer Kollegen entwickeln."

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