Digitale Datenanalyse: Nicht nur big ist chic

[DATEV eG - 18.03.2014] (Mynewsdesk) Nürnberg, 18. März 2014: Big Data Analytics ist einer der großen Trends in der IT-Branche. Um durch die Verwertung digitaler Daten einen Mehrwert zu generieren, müssen aber nicht immer gleich riesige Datenmengen analysiert werden. Die Werkzeuge der DATEV eG für die strukturierte Aufbereitung von vorhandenem Datenmaterial leisten auch in kleinerem Rahmen bereits gute Dienste und fördern wertvolle Informationen für die Unternehmenssteuerung zutage. Wichtig dabei ist, dass sensible Daten stets verantwortungsvoll genutzt und vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

DATEV-Programme ermöglichen seit langem eine systematische Analyse der vorhandenen Daten nach geschäftsrelevanten Erkenntnissen. Ein Beispiel aus dem alltäglichen Umfeld sind die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die nahezu jeder Unternehmer von seinem Steuerberater kennt. Zugrunde liegen ihnen die Buchungsdaten aus dem Rechnungswesen, die nach bestimmten Kriterien analysiert und zusammengestellt werden. Sie liefern wertvolle Informationen für die unterjährige Steuerung des Unternehmens wie auch für die Kommunikation mit den Kreditinstituten.

Daten für die Unternehmenssteuerung

Die Auswertungen sind besonders für die aktuelle Betrachtung geeignet. Durch eine Analyse lassen sich kritische Veränderungen zu vorherigen Zeiträumen problemlos erkennen. Der Unternehmer sieht, wie es um sein Unternehmen steht, und kann frühzeitig entsprechend agieren. Krisenentwicklungen lassen sich so eventuell verhindern, weil beispielsweise Restrukturierungen vorgenommen und Marktpositionen ausgebaut werden können.

Die Möglichkeit, große Datenmengen auszuwerten, kommt mittelständischen Unternehmen aber auch in größerem Kontext zugute. Der eigene Erfolg aber auch mögliche Gründe für dessen Ausbleiben lassen sich schließlich hervorragend über den Vergleich mit den Leistungen anderer bewerten. Deshalb sind Durchschnittswerte strukturähnlicher Betriebe ein weiterer wichtiger Anhaltspunkt für die Unternehmensplanung und -steuerung. Über den Steuerberater können Unternehmer beispielsweise auf entsprechende Auswertungen der DATEV zurückgreifen. Diese Vergleichswerte, die unter anderem Durchschnittswerte für verschiedene Kostenarten angeben, lassen sich aus den im Rechenzentrum der Genossenschaft gespeicherten Buchführungsdaten generieren. Damit nutzt die Software den mit Abstand größten und aktuellsten Datenpool dieser Art in Deutschland. Die ausgewählten Vergleichswerte werden direkt in das Rechnungswesenprogramm importiert und in eine betriebswirtschaftliche Auswertung integriert.

Eine Einschränkung gibt es allerdings: Die DATEV-Systeme stellen nur dann Vergleichsdaten zusammen, wenn die zugrundeliegenden Datenmengen groß genug sind, damit sich daraus keinesfalls Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen ziehen lassen. Vertraulichkeit und der Schutz der Daten haben absolute Priorität. Schließlich ist die Analyse großer Datenmengen nicht nur ein technisches, sondern auch ein gesellschaftspolitisches Thema. Im DATEV-Rechenzentrum laufen die Buchführungsdaten von 2,5 Millionen Unternehmen und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von mehr als 11 Millionen Arbeitnehmern zusammen. Der Umgang mit diesen Daten ist eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe.

Beratungsbedarf aufdecken und Überraschungen vermeiden

Eine weitere nutzbringende Auswertungsmöglichkeit liefert das Programm Daten-Analyse-System der DATEV. Damit können Steuerberater mandantenübergreifende Analysen nach spezifischen vor allem steuerrechtlichen Fragestellungen durchführen. Mit Hilfe von Standardabfragen werden die in den DATEV-Anwendungen der Kanzlei vorhandenen Daten zielgerichtet ausgewertet. Durch die IT gestützte Befragung erhält die Kanzlei in kurzer Zeit Informationen über einen potenziellen steuerlichen oder betriebswirtschaftlichen Beratungsbedarf der einzelnen Mandanten. Die Betroffenen können dann entsprechend informiert werden und gezielte Handlungsempfehlungen vom Steuerberater erhalten.

Darüber hinaus kann die Datenanalyse Unternehmern auch Hilfestellung geben, um sich für eine Betriebsprüfung zu wappnen. So bieten viele Steuerberater an, die umfangreichen Buchführungs- und Bilanzdaten nach individuellen Kriterien zu filtern, zu sortieren, zu schichten und vor allem zu prüfen. Mit den Analysewerkzeugen der DATEV können sie allgemeine Plausibilitätsprüfungen vornehmen, aber ebenso mathematisch-statistische Analyseverfahren anwenden, wie sie auch die Außenprüfer einsetzen. Damit sind die Unternehmen gewissermaßen auf "Augenhöhe" mit den Finanzbehörden, was unliebsame Überraschungen zu vermeiden hilft. So lassen sich Auffälligkeiten und Ungereimtheiten noch rechtzeitig offenlegen, um sie gegebenenfalls zu bereinigen.

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