Kurzfassung: Königs Wusterhausen / Zürich - Seit mehr als 45 Jahren bestimmt der Handel mit frischem Obst und Gemüse hauptsächlich aus regionalem Anbau sowie von europäischen Erzeugern den Tagesablauf von Erwin Suter, Geschäftsführer der Würsch ...

[Softwarebüro Krekeler - 19.07.2012] Aktenordner adé: Würsch Obsthandel AG setzt bei Archivierung elektronischer und papiergebundener Belege auf DMS-Lösung Office Manager


Königs Wusterhausen / Zürich - Seit mehr als 45 Jahren bestimmt der Handel mit frischem Obst und Gemüse hauptsächlich aus regionalem Anbau sowie von europäischen Erzeugern den Tagesablauf von Erwin Suter, Geschäftsführer der Würsch Obsthandel AG. Ohne E-Mail und Internet sind zwar auch hier betriebliche Abläufe kaum noch denkbar, dennoch fallen täglich große Papiermengen wie ein- und ausgehende Rechnungen, Lieferscheine und Geschäftspost an.

Um nicht den Überblick zu verlieren, relevante Informationen und Dokumente bei Bedarf schnell zur Hand zu haben und vor allem auch revisionssicher zu archivieren, setzt die Würsch Obsthandel AG seit 2009 auf das Dokumenten Management-System Office Manager. 'Mit der DMS-Lösung werden bei uns seit drei Jahren Dokumenten-Prozesse elektronisch abgewickelt. Hierzu scannen wir beispielsweise alle ein- und ausgehenden Papier-Belege ein. Anschließend verschlagworten und archivieren wir die digitalisierten Dokumente, so dass sie unseren Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen. Aktenordner gehören bis auf wenige Ausnahmen bei uns deshalb auch der Vergangenheit an', zeigt sich Erwin Suter zufrieden. Dabei sorgt die innovative Volltextsuche des Office Manager dafür, dass Dokumente und Belege kurzfristig gefunden und angezeigt werden: Die Mitarbeiter von Würsch Obsthandel geben nur noch den gesuchten Begriff ein und das Programm findet das Dokument innerhalb einer Sekunde.

'Der Office Manager verknüpft hierzu jedes erfasste Dokument mit parallelen Eigenschaften, den so genannten Kataloginformationen. Welche Eigenschaften ein Dokument dabei erhält, entscheidet der Anwender. Es können beispielsweise Kundenname, Rechnungsstatus und Rechnungsnummer sein. Mit Hilfe dieser Dokumenteigenschaften sind dann beliebige Recherchen möglich, die in einer Datentabelle übersichtlich dargestellt werden', erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, das Prinzip. Die Würsch Obsthandel AG profitiert als Anwender dabei nicht nur von der Zeiteinsparung – neben der beschleunigten Dokumentensuche werden auch Versand- und Liegezeiten reduziert. Da die Verwaltung aller elektronischen und zuvor papiergebundenen Dokumente nun in einem gemeinsamen, zentralen Archiv erfolgt und ehemals papiergebundene Dokumente nach ihrer Digitalisierung häufig vernichtet werden dürfen, spart Würsch Obsthandel nach eigenen Angaben darüber hinaus Lagerplatz in bedeutendem Umfang ein.

Nach dem Start mit der DMS-Edition Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke hat das Unternehmen im vergangenen Jahr auf die DMS-Edition Enterprise mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheitsanforderungen umgestellt.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de und www.wuerschag.ch


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware 'Office Manager" vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige 'Office Manager', ist inzwischen auch als leistungsfähige Version 'Office Manager Enterprise' für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.