Vorgehensmodell IT-Sourcing-Strategie

[noventum consulting GmbH - 30.01.2015] Von Dr. Bernhard Beckmann, noventum consulting GmbH


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Die Gründe für die Erarbeitung oder Überarbeitung der IT Strategie sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und in Summe äußerst vielfältig: An die IT werden ständig neue Anforderungen gestellt. Es werden neue Services und Funktionalitäten benötigt. Die Risiko und Bedrohungsszenarien für Unternehmensdaten ändern sich, die Datenvolumen steigen und von außen werden neue Compliance-Anforderungen gestellt. Im Unternehmen wechseln die Mitarbeiter und das Know-how wandert mit ihnen. Das Business geht neue Wege und benötigt andere IT-Unterstützung.
Um die IT dauerhaft und optimal zur Unterstützung der Unternehmensziele aufzustellen, müssen sich die IT-Verantwortlichen die Frage stellen, ob es sinnvoll ist, dass das Unternehmen alle Leistungen selber erbringt. Möglicherweise ist das Outsourcing einzelner Leistungen oder ganzer Services günstiger, schneller oder auch sicherer. Selten gibt es eine eindeutige Entweder-oder-Entscheidung. In der Regel ist eine Mischung aus Eigen- und Fremdleistung der Weg.
Um die für Unternehmen optimale Sourcing Strategie finden zu können, hat noventum ein Vorgehensmodell entwickelt, das individuell die jeweilige Unternehmenssituation berücksichtigt.
In Interviews und Workshops entwickeln alle Beteiligten Szenarien, beurteilen diese anhand individueller Kriterien und entwickeln am Ende eine Entscheidungsvorlage.
Dieses Vorgehen gliedert sich in drei Phasen. In der ersten Phase werden die Rahmenbedingungen, Anforderungen und Ziele definiert, sowie die Ausgangslage beschrieben. In der zweiten Phase werden daraus verschiedene Szenarien erarbeitet, verschiedene Leistungsschnitte geplant und anhand erarbeiteter Kriterien bewertet. In der dritten Phase werden die Szenarien dann mit den notwendigen Fakten angereichert und in eine Entscheidungsvorlage überführt.

Das Vorgehensmodell im Detail:

Phase 1:
Zu Anfang geht es im Wesentlichen darum, die individuelle Ausgangssituation zu erfassen und zu verstehen.
Die internen sowie die übergeordnete Ziele werden gewichtet, Rahmenbedingungen und Gestaltungsspielräume werden geklärt. Parallel erfolgt die Analyse der Services und der Aufgaben (z.B. durch eine Service-Landkarte), der bestehenden Verträge und der Zusammenarbeitsmodelle. Zusätzlich dazu werden die kaufmännischen Daten und die Organisationsstruktur aufgenommen.
Typische übergeordnete Ziele sind:

- Senkung der Kosten
- Verbesserung der Qualität
- Erhöhung der Flexibilität
- Erschließung spezieller Fachkenntnisse
- Realisierung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen

Das noventum Vorgehensmodell setzt auf einer Vielzahl von Erfahrungen aus vergangenen Projekten auf. Daher können noventum Kunden durch einen Abgleich ihrer individuellen Sicht mit der breiten empirischen Basis anderer Zielsetzungen und Rahmenbedingungen eine relevante Standortbestimmung vornehmen. Diese wird dann mit den übergeordneten Geschäftszielen und Anforderungen abgestimmt und priorisiert.
Mögliche Rahmenbedingungen können sein:

- Sourcing-Reife
- Rechtliche Vorgaben
- Sicherheitsrelevante Aspekte
- Datenschutzrechtliche Aspekte
- Vorgaben aus der Personalverwaltung
- Übergeordnete Konzernrichtlinien

In einem Scope Dokument werden die bis hierhin erarbeiteten Ergebnisse zusammengefasst und mit der Geschäftsleitung abgestimmt.
Gleichzeitig erfolgt die Analyse der IT-Landschaft, soweit es für die Fragestellung relevant ist. Dazu zählen die Service-Struktur, die Kostenstruktur, die Organisationsstruktur, die Prozessreife, sowie die bisherige Steuerungsfähigkeit der IT.

Phase 2:
In der zweiten Phase werden mögliche Handlungsoptionen entwickelt, bewertet und dokumentiert.
Dazu werden zunächst die marktüblichen Services und Aufgaben, sowie die unternehmensspezifischen bzw. strategisch relevanten und unternehmenskritischen Services und Kernkompetenzen identifiziert. Eine Sortierung und Gliederung der Komponenten in unterschiedliche "Fertigungstiefen" erleichtert die nachfolgende Bearbeitung.
Die Services werden dann bezüglich der Leistungsfähigkeit (Stärken und Schwächen-Analyse) bewertet. Durch Sortierung der Aufgaben und Services werden diese in ein Koordinatenkreuz eingeordnet und mögliche Leistungsschnitte vorgenommen.
Aus den gesammelten Ergebnissen leiten sich Handlungsoptionen ab. Diese werden grob skizziert. In einem nächsten Schritt werden Szenarien anhand von Kriterien bewertet, die unter anderem aus den zuvor ermittelten Zielen abgeleitet werden. Nach Gewichtung der Kriterien werden die einzelnen Szenarien bewertet und eine Rangfolge der Szenarien erstellt.

Phase 3:
Durch die Beschreibung und Bewertung möglicher Sourcing Szenarien werden Zielbilder entwickelt. Diese Szenarien sind die Grundlage für eine Entscheidungsvorlage.
Die Entscheidungsvorlage enthält die folgenden Elemente:

- Darstellung der Ziele mit Rangfolge
- Darstellung der Szenarien mit Beschreibung der Zielbilder
- Darstellung der Zusammenarbeitsmodelle
- Beschreibung der Vor- und Nachteile der Szenarien
- Darstellung der Kosten-Nutzen-Analyse
- Beurteilung der Auslagerungsfähigkeit
- Bewertung der Steuerbarkeit des Modells
- Beschreibung der Risiken
- Grobe Kostenprognose im Vergleich zu den IST-Kosten
- Darstellung der prozessualen Konsequenzen
- Darstellung der zeitlichen Konsequenzen
- Darstellung der personellen Konsequenzen
- Beschreibung der Migrationsszenarien
- Handlungsempfehlung

Ist eine Entscheidung für die optimale Sourcing Strategie gefallen, unterstützt noventum consulting bei der Planung und Vorbereitung, der Ausschreibung, der Verhandlung, sowie bei der Transition und Transformation.